Archivage : le point sur vos obligations

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Tout papier, tout numérique ou, comme dans la plupart des entreprises, un peu des deux ? Quelle que soit la méthode choisie, l’archivage des documents d’entreprise est soumis à des règles strictes, tant en terme de durée que de traçabilité.

 

Des délais fixés par la loi

La durée minimale de conservation des documents dépend de leur nature : commerciale, fiscale, juridique ou encore sociale. Elle correspond au délai pendant lequel l’entreprise doit pouvoir prouver sa bonne foi en cas de litige avec le fisc, mais aussi avec un client ou un fournisseur.

  • Documents civils et commerciaux : les contrats, documents bancaires et autres dossiers d’avocat doivent être conservés pendant deux à cinq ans. Deux exceptions : les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers (30 ans) et les contrats conclus par voie électronique (10 ans à partir de la livraison de la prestation dès lors qu’ils dépassent 120 €).
  • Toutes les pièces comptables doivent pouvoir être produites durant les dix années qui suivent la clôture de l’exercice.
  • Les livres, documents, registres ou pièces susceptibles d’être contrôlés par l’administration fiscale sont à conserver pendant six ans à partir de la dernière opération mentionnée ou de la date à laquelle ils ont été établis.
  • Documents relatifs au personnel : les délais vont de trois ans pour les justificatifs de charges sociales à cinq ans pour les bulletins de salaire et même dix ans pour les pièces liées aux accidents de travail.
  • Documents sociaux : le délai court de cinq ans après la perte de la personnalité morale pour des statuts par exemple, à dix ans pour les bilans et autres comptes de résultat.

Bon à savoir : Étant par nature des pièces comptables, les correspondances commerciales (bons de commande ou de livraison, par exemple) et les factures fournisseurs et clients doivent pouvoir être présentées pendant dix ans après la clôture de l’exercice. Cinq années sont, en revanche suffisantes, pour les documents relatifs au transport des marchandises.

 

Numérique : sécurité et traçabilité

L’écrit sur support électronique a, selon le Code civil, la même force probante que l’écrit sur support papier « sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». Il doit donc être signé électroniquement et archivé dans sa forme originale. L’impression papier d’une facture, par exemple, ne suffit pas.

Afin de sécuriser au maximum leurs données numériques, les entreprises ont tout intérêt à les confier à un service d’archivage spécialisé.

Données personnelles des clients : un nouveau règlement européen plus strict

Adopté en avril 2016, le règlement européen 2016/679 remplace la directive sur la protection des données datant de 1995, époque où l’Internet, encore balbutiant, ne représentait guère une menace pour le consommateur. Il impose aux professionnels de la collecte et de la gestion d’informations personnelles de nouvelles obligations en matière de droit à l’oubli et de protection des données. Il spécifie notamment que l’exploitation des données d’un client est subordonnée à son accord explicite. Il s’appliquera de la même manière dans tous les pays de l’UE et entrera en vigueur au plus tard en mai 2018.

Quels risques en cas de problème ?

Aucune sanction n’est spécifiquement prévue pour la non conservation de documents. Les risques dépendent donc de la nature des pièces que l’entrepreneur s’avère incapable de produire :

  • 1 500 € d’amende pour l’absence de tenue, la destruction prématurée ou le refus de communiquer des documents à l’administration fiscale. Le code général des Impôts stipule en outre que « quiconque met les agents habilités dans l’impossibilité d’accomplir leurs fonctions est puni d’une amende de 25 000 €. En cas de récidive, une peine de six mois de prison peut être prononcée par le tribunal correctionnel.
  • La non-tenue des livres comptables obligatoires est passible d’une amende de 9 000 € si cela entraîne l’omission d’établissement des documents comptables annuels. Concernant le faux et l’usage de faux, la sanction est de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende.